Puantaj Nedir? Aylık Puantaj Cetveli Nasıl Hazırlanır?

İşletmelerde ücret, fazla mesai, izin, eksik gün ve devamsızlık hesaplamalarının doğru yapılabilmesi için çalışanların fiilî çalışma bilgilerinin düzenli olarak takip edilmesi gerekir. Bu takibin temelini ise puantaj kayıtları oluşturur.

Özellikle vardiyalı çalışan, birden fazla şubesi bulunan veya personellerini farklı projelerde görevlendiren işletmelerde puantaj sürecinin manuel yöntemlerle yürütülmesi ciddi zaman kaybına ve hesaplama hatalarına neden olabilir.

Peki puantaj nedir, aylık puantaj cetveli nasıl hazırlanır ve puantaj oluştururken nelere dikkat edilmelidir?

Puantaj Nedir?

Puantaj; bir çalışanın belirli bir dönem içerisindeki çalışma, izin, rapor, hafta tatili, fazla mesai, eksik çalışma ve devamsızlık bilgilerinin kayıt altına alınmasıdır.

Puantaj yalnızca personelin işe gelip gelmediğini gösteren bir devam çizelgesi değildir. Aynı zamanda çalışanın:

• Hangi günlerde çalıştığını,
• Günlük ve toplam çalışma süresini,
• Vardiya bilgilerini,
• Fazla mesai sürelerini,
• Yıllık ve mazeret izinlerini,
• Sağlık raporlarını,
• Ücretsiz izinlerini,
• Hafta tatillerini,
• Ulusal bayram ve genel tatil çalışmalarını,
• Eksik gün ve devamsızlıklarını

gösteren kapsamlı bir çalışma kaydıdır.

Bu nedenle puantaj kayıtları; insan kaynakları, bordro, muhasebe, operasyon ve yönetim birimleri tarafından ortak kullanılan önemli bir veri kaynağıdır.

Puantaj Cetveli Nedir?

Puantaj cetveli, çalışanların aylık çalışma durumlarının gün veya saat bazında gösterildiği tablodur. Genellikle her çalışan için ayın günleri ayrı sütunlarda gösterilir ve ilgili günün çalışma durumu belirlenen kodlarla kaydedilir.

Örneğin:

İşletmeler kendi çalışma düzenlerine göre farklı puantaj kodları kullanabilir. Ancak kullanılan bütün kodların açık şekilde tanımlanması ve işletme genelinde standartlaştırılması gerekir.

Puantaj Cetveli Tutmak Zorunlu mudur?

Mevzuatta bütün işletmelerin kullanması gereken tek tip bir “puantaj cetveli” formatı bulunmamaktadır. Bununla birlikte işverenlerin çalışanların çalışma sürelerini uygun araçlarla belgelemesi gerekir.

4857 sayılı İş Kanunu’na göre genel çalışma süresi haftada en fazla 45 saattir. İş Kanunu’na İlişkin Çalışma Süreleri Yönetmeliği de işverenlerin çalışanların çalışma sürelerini uygun araçlarla belgelemesini öngörmektedir. İlgili kanun ve yönetmeliklere Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı mevzuat sayfasından ulaşılabilir.

Puantaj kayıtları ayrıca ücret hesaplamaları, fazla çalışma talepleri, eksik gün bildirimleri ve olası iş uyuşmazlıklarında çalışma düzeninin ortaya konulması bakımından önem taşır.

SGK uygulamalarında da bazı durumlarda “puantaj kayıtları” eksik çalışma nedenleri arasında değerlendirilebilmektedir. Ancak eksik gün bildiriminin nedeni ve kullanılacak belge, çalışanın durumuna göre ayrıca kontrol edilmelidir. SGK’nın konuya ilişkin açıklamalarından birine SGK puantaj kayıtları duyurusundan ulaşılabilir.

Aylık Puantaj Cetvelinde Hangi Bilgiler Bulunmalıdır?

Sağlıklı bir puantaj cetvelinde en az aşağıdaki bilgiler yer almalıdır:

• Firma ve işyeri bilgisi,
• Şube, proje veya departman,
• Puantajın ait olduğu ay ve yıl,
• Personelin adı ve soyadı,
• Personel veya sicil numarası,
• Görevi ve çalışma birimi,
• Planlanan vardiyası,
• Günlük işe giriş ve çıkış saatleri,
• Günlük çalışma süresi,
• Ara dinlenme süreleri,
• Fazla mesai süreleri,
• İzin ve rapor bilgileri,
• Hafta tatilleri,
• Eksik gün ve devamsızlıklar,
• Ulusal bayram ve genel tatil çalışmaları,
• Toplam çalışma günü ve saati,
• Puantajı hazırlayan ve kontrol eden kişi bilgileri,
• Onay tarihi.

Yalnızca “çalıştı” veya “çalışmadı” bilgisinin tutulması, özellikle vardiyalı ve saat bazlı çalışan personeller için yeterli olmayabilir. Fiilî giriş-çıkış saatlerinin ve toplam çalışma sürelerinin de kayıt altına alınması daha sağlıklı sonuç verir.

Aylık Puantaj Cetveli Nasıl Hazırlanır?

1. Çalışma takvimi oluşturulur

Öncelikle puantajın hazırlanacağı aya ait çalışma takvimi belirlenir. Ay içerisindeki hafta tatilleri, resmî tatiller ve işletmenin çalışma günleri sisteme tanımlanır.

Birden fazla şube veya proje bulunuyorsa her işyerinin çalışma düzeni ayrı ayrı değerlendirilmelidir.

2. Personelin vardiya planı kontrol edilir

Çalışanın hangi gün ve saatlerde çalışmasının planlandığı belirlenir. Sabit çalışma düzeni bulunmayan işletmelerde vardiya planı, puantajın temel referanslarından biridir.

Ancak puantaj yalnızca planlanan vardiyaya göre hazırlanmamalıdır. Planlanan çalışma ile fiilen gerçekleşen çalışma karşılaştırılmalıdır.

3. Fiilî giriş-çıkış bilgileri alınır

Personelin işe giriş ve işten çıkış saatleri; kartlı geçiş sistemi, mobil uygulama, QR kod, manuel kayıt veya işletmenin kullandığı diğer PDKS yöntemleri üzerinden alınabilir.

Geç giriş, erken çıkış, vardiyaya gelmeme veya vardiya dışında çalışma gibi durumlar ayrıca kontrol edilmelidir.

4. İzin, rapor ve devamsızlıklar işlenir

Personelin ay içerisindeki yıllık izin, ücretsiz izin, mazeret izni ve sağlık raporu kayıtları puantaja eklenir.

Bu aşamada yalnızca yöneticinin sözlü bilgisine göre işlem yapılmaması; izin talebi, onay kaydı, sağlık raporu veya ilgili diğer belgelerle kontrol sağlanması önemlidir.

5. Fazla mesailer belirlenir

Planlanan çalışma süresini aşan her kayıt otomatik olarak fazla mesai kabul edilmemelidir. İşletmenin çalışma düzeni, haftalık çalışma süresi, denkleştirme uygulamaları ve mesai onayları birlikte değerlendirilmelidir.

Fazla çalışma süreleri ayrı olarak gösterilmeli ve gerekli onay süreçlerinden geçirilmelidir. Böylece bordro döneminde fazla mesai ücretlerinin eksik veya hatalı hesaplanmasının önüne geçilebilir.

6. Gün ve saat toplamları hesaplanır

Ay sonundaki toplam çalışma günü ve süresi hesaplanırken aşağıdaki kayıtlar ayrı ayrı değerlendirilmelidir:

• Normal çalışma,
• Fazla mesai,
• Hafta tatili,
• Yıllık izin,
• Ücretli ve ücretsiz izin,
• Sağlık raporu,
• Devamsızlık,
• Eksik çalışma,
• Ulusal bayram ve genel tatil çalışması.

Puantajdaki gün ve saat toplamları, bordroya esas olacak bilgilerle uyumlu olmalıdır.

7. Kontrol ve onay süreci tamamlanır

Hazırlanan puantaj önce ilgili proje sorumlusu, amir veya yönetici tarafından kontrol edilmelidir. Ardından insan kaynakları veya bordro biriminin onayına gönderilebilir.

Çok şubeli işletmelerde puantajın kim tarafından hazırlandığı, kim tarafından kontrol edildiği ve ne zaman onaylandığı kayıt altına alınmalıdır. Onay sonrasında yapılan değişiklikler de kullanıcı ve zaman bilgisiyle izlenebilmelidir.

Puantaj Hazırlarken En Sık Yapılan Hatalar

Puantaj sürecindeki küçük bir hata, yüzlerce çalışanın bordrosunu ve SGK bildirimlerini etkileyebilir. En sık karşılaşılan hatalar şunlardır:

• Planlanan vardiyanın fiilî çalışma gibi kabul edilmesi,
• Geç giriş ve erken çıkışların kontrol edilmemesi,
• İzin ve raporların puantaja geç işlenmesi,
• Fazla mesailerin yönetici onayı olmadan hesaplanması,
• Ara dinlenmelerinin çalışma süresine dâhil edilmesi,
• Resmî tatil çalışmalarının normal çalışma olarak gösterilmesi,
• İşten giriş ve çıkış tarihlerinin dikkate alınmaması,
• Aynı personelin birden fazla şube veya projede mükerrer gösterilmesi,
• Excel formüllerinin yanlış veya eksik çalışması,
• Puantaj üzerinde yapılan değişikliklerin kayıt altına alınmaması,
• Puantaj ve bordro bilgilerinin birbiriyle uyuşmaması.

Bu hataların önlenebilmesi için puantaj sürecinin standart bir iş akışına bağlanması gerekir.

Excel ile Puantaj Hazırlamak Yeterli midir?

Az sayıda çalışanın bulunduğu ve çalışma düzeninin sabit olduğu işletmelerde Excel ile puantaj hazırlanabilir. Ancak personel sayısı, şube, vardiya ve proje sayısı arttıkça manuel takip zorlaşır.

Excel ile hazırlanan puantajlarda:

• Yanlış formül kullanılması,
• Eski dosya üzerinden işlem yapılması,
• Aynı dosyanın farklı kişilerde farklı sürümlerinin bulunması,
• Yetkisiz değişiklik yapılması,
• İzin ve mesai kayıtlarının ayrı dosyalarda tutulması,
• Değişiklik geçmişinin izlenememesi

gibi riskler ortaya çıkabilir.

Özellikle yüzlerce veya binlerce çalışanın bulunduğu işletmelerde puantajın dijital bir sistem üzerinden yönetilmesi, operasyonel yükü ve hata riskini önemli ölçüde azaltır.

Dijital Puantaj Takibinin Avantajları Nelerdir?

Dijital puantaj sistemleri, farklı kaynaklardan gelen çalışma verilerini tek merkezde toplar. Böylece işletmeler:

• Personelin giriş-çıkış bilgilerini takip edebilir,
• Planlanan vardiya ile gerçekleşen çalışmayı karşılaştırabilir,
• İzin, rapor ve mesai kayıtlarını puantaja yansıtabilir,
• Şube ve proje bazında puantaj oluşturabilir,
• Eksik veya hatalı kayıtları ay kapanmadan tespit edebilir,
• Yetkilendirilmiş onay süreçleri oluşturabilir,
• Yapılan değişikliklerin geçmişini izleyebilir,
• Bordroya esas verileri daha kontrollü hazırlayabilir.

Bu yapı yalnızca insan kaynakları ve bordro ekiplerinin işini kolaylaştırmaz; aynı zamanda proje yöneticilerinin operasyonu güncel verilerle takip etmesine yardımcı olur.

İşmatik ile Puantaj Süreçlerinizi Tek Merkezden Yönetin

İşmatik; personel takibi, PDKS, vardiya, izin, mesai, puantaj ve bordro süreçlerinin aynı platform üzerinden yönetilmesini sağlar.

Personellerin gerçekleşen çalışma bilgileri vardiya planlarıyla karşılaştırılabilir; izin, rapor, eksik çalışma ve fazla mesai kayıtları puantaja dâhil edilebilir. Firma, işyeri, şube ve proje bazında hazırlanan puantaj raporları yetkili kullanıcıların kontrol ve onayına sunulabilir.

Böylece farklı Excel dosyaları ve manuel kontroller yerine, daha izlenebilir ve sürdürülebilir bir puantaj süreci oluşturulabilir.

İşmatik’in dijital puantaj çözümleri hakkında detaylı bilgi almak ve işletmenize uygun yapıyı oluşturmak için bizimle iletişime geçebilirsiniz.

Sıkça Sorulan Sorular

Puantaj her gün mü tutulmalıdır?

Puantajın ay sonunda geçmişe dönük tahminlerle hazırlanması hata riskini artırır. Giriş-çıkış, izin, rapor ve devamsızlık bilgilerinin günlük olarak kaydedilmesi; ay sonunda ise kontrol edilerek kesinleştirilmesi daha doğru bir yöntemdir.

Puantajı kim hazırlamalıdır?

İşletmenin yapısına göre puantaj; insan kaynakları, bordro birimi, proje sorumlusu, puantör veya yetkilendirilmiş yöneticiler tarafından hazırlanabilir. Önemli olan hazırlama, kontrol ve onay sorumluluklarının açık şekilde belirlenmesidir.

Puantaj ile bordro aynı şey midir?

Hayır. Puantaj, çalışanın çalışma ve devam bilgilerinin kaydıdır. Bordro ise ücret, fazla mesai, kesinti ve diğer mali hakların hesaplandığı belgedir. Puantaj kayıtları, bordro hesaplamalarının temel veri kaynaklarından biridir.

Puantaj cetveli imzalanmalı mıdır?

Her işletme için tek tip bir puantaj imza yöntemi bulunmamakla birlikte, çalışan ve yetkili yönetici onayı kayıtların ispat gücünü artırabilir. Özellikle fazla çalışma kayıtlarında ilgili mevzuat hükümleri ayrıca dikkate alınmalıdır. Dijital sistemlerde kullanıcı, tarih, saat ve işlem geçmişinin izlenebilir olması önem taşır.

Bu içerik genel bilgilendirme amacıyla hazırlanmıştır. İşletmenize özel iş hukuku, bordro ve SGK uygulamaları için güncel mevzuat ile uzman görüşünün birlikte değerlendirilmesi önerilir.